Впереди перемен: Как успешно провести организационные преобразования

Начинать реформы, забывая о том, что конкретные достижения нужны уже в самое ближайшее время, крайне рискованно (рис. 8.1). Конечно, бывает везение, и тогда в ходе общих преобразований приходят очевидные успехи. Но удача может изменить, что и произошло с нашим героем, несмотря на всю его проницательность и творческий дух.

Зачем нужны быстрые результаты

В страховой компании приступили к осуществлению крупного проекта по всестороннему совершенствованию бизнеса. Осознавая, что для его завершения потребуются по меньшей мере четыре года, члены коалиции реформаторов задались вопросом: какие показатели можно существенно улучшить за срок от полугода до полутора лет. После внимательного анализа были выбраны три контрольных участка: отдел, в котором можно реально добиться существенного снижения издержек в течение года; один из технологических процессов, модернизация которого сразу будет замечена клиентами и оценена ими по достоинству; рабочая группа, незначительная реорганизация которой способна поднять трудовую дисциплину ее работников. Соответствующие задачи и планы для каждого участка включили в текущий бюджет компании, рассчитанный на два года. Выделили ответственного из группы реформаторов для постоянного контроля дел на всех трех участках. Не реже чем раз в два месяца ход осуществления мини-проектов обсуждался на заседаниях исполнительного комитета.

Добиться существенного улучшения показателей в сжатые сроки оказалось непростой задачей. Управляющие среднего звена тянули с реорганизацией. Даже убежденные реформаторы, возглавлявшие основной проект модернизации компании, были не прочь притормозить работу на втором участке, где новшества затрагивали непосредственные контакты с клиентами. Осложняла картину и нечеткая работа информационных систем компании, не позволявшая безошибочно отслеживать сведения о реальном улучшении показателей. Если бы не менеджер, активно руководивший краткосрочными проектами, реформаторы не получили бы никаких подтверждений благотворности преобразований. Под влиянием нажима со стороны разных руководящих групп проекты могли быть отложены или заменены другими задачами. При этом имеющиеся информационные системы не смогли бы отследить данные, красноречиво свидетельствующие о реальных достижениях.

Но даже видя первые достижения, скептики продолжали выискивать факты, говорящие о дороговизне преобразований, неоправданно большом сроке их выполнения или о том, что само направление выбрано неверно. Тем не менее достигнутое улучшение показателей лишило силы их аргументацию. Первые успехи также позволили команде руководителей проверить на практике правильность выбранного курса. Когда работникам, не жалевшим сил и времени ради серьезных изменений, говорили о том, что первые успехи запланированы уже на ближайшие сроки, они ждали их с нетерпением, как вехи большого пути; видя очередную веху пройденной, они могли с удовлетворением похлопать друг друга по плечу.

О характере и планировании первых результатов

Итак, на шестой стадии коренных преобразований необходимо быстрое получение первых результатов– они должны быть бесспорны и заметны всем. Ошибочно представлять убедительные доводы вместо результатов или надеяться на то, что удача придет сама собой.

На этой стадии уже нельзя считать однозначным успехом хорошо проведенную встречу с сотрудниками или примирение враждующих сторон. Не назовешь бесспорным достижением и разработку нового проекта, пусть превосходного по оценке главного инженера, или рассылку по всей компании меморандума с концепцией преобразования в количестве 5000 экземпляров. Любое из этих действий может иметь значение, но ни одно из них не является образцом быстрого успеха. Настоящее, реальное достижение можно распознать по крайней мере по трем особенностям.

1. Достижение очевидно. Многие без труда поймут, является ли оно реальным свершением или просто рекламной шумихой.

2. Достижение не вызывает сомнений; его достоинства признают практически единогласно.

3. Достижение непосредственно связано с процессом изменений.

Если издержки уменьшаются ровно через год, что соответствует плану преобразований, – это бесспорное достижение. Если быстро проведенная реорганизация позволила сократить первую фазу цикла разработки новой продукции с десяти месяцев до трех – это тоже достижение. Если удалось наладить взаимодействие недавно приобретенной фирмы с прочими подразделениями компании и результат таков, что Business Week посвящает этому положительный отклик, – значит, дела идут успешно.

В малых компаниях или небольших подразделениях необходимость первых результатов нередко возникает уже через полгода. В крупных организациях убедительные успехи требуются года через полтора. Если вам приходится добывать факты, подтверждающие эффективность преобразований, это означает, что ваша фирма вне зависимости от размера находится еще на ранних стадиях процесса.

ВОПРОС. Трудно ли работать над несколькими стадиями преобразований одновременно?

ОТВЕТ. Безусловно. Но именно так обстоит дело при успешных реформах.

Роль первых достижений

Если вскоре после начала реформ удается повысить некоторые показатели, то эти успехи благоприятно повлияют на весь процесс. Можно выделить по крайней мере шесть факторов такого влияния (табл. 8.1).

Таблица 8.1. Роль скорых достижений

● Наглядно доказывают, что жертвы стоят того: первые достижения убедительно оправдывают необходимость нести временные издержки

● Приносят моральное удовлетворение реформаторам: получить результат от тяжелого, утомительного труда – значит поднять дух в коллективе, повысить заинтересованность людей продолжать работу

● Помогают корректировать концепцию изменений и стратегию: они предоставляют в распоряжение реформаторов конкретные факты, позволяющие судить о реальности их представлений

● Ослабляют влияние скептиков и корыстных оппонентов: явное улучшение показателей мешает этим людям свернуть назревшие преобразования

● Сохраняют поддержку реформаторов со стороны руководства: дают высшему руководству компании необходимые свидетельства того, что преобразования развиваются успешно

● Ведут к консолидации усилий: сохранявших нейтралитет они склоняют на сторону реформаторов, пассивных сторонников подталкивают к активному участию и т. д.

Во-первых, быстрые результаты укрепляют усилия, что необходимо. Эти небольшие успехи демонстрируют работникам, что их жертвы не остаются напрасными, и силы тех, кто трудится ради изменений, растут.

Во-вторых, активным участникам преобразований они дают возможность немного снять напряжение и отпраздновать первые достижения. Когда люди долгие месяцы живут в состоянии постоянного стресса, здоровье может дать осечку. Устроить небольшой праздник по случаю успеха – благо для души и тела.

В-третьих, работа над достижением первых результатов позволит команде руководителей испытать свои стратегические представления в конкретных условиях. Результаты такого теста могут оказаться очень ценными. Иногда видение целей оказывается не вполне верным. Намного чаще в корректировке нуждается стратегия. Без усилий, направленных на достижение быстрых результатов, недочеты в глобальных вопросах могут выявиться слишком поздно.

В-четвертых, быстрота, с какой улучшаются показатели работы фирмы, – лучшая защита от скептиков и оппонентов. Скорые достижения, естественно, не заставят замолчать недовольных (что определенно неплохо, поскольку разнообразие мнений – гарантия от гибельного единомыслия, которое может заставить компанию броситься с утеса в море и погибнуть), но в состоянии выбить оружие из рук противников и серьезно осложнить задачу клеветникам, не брезгующим ударами ниже пояса. Согласно общему правилу, чем больше в фирме скептиков и активных оппонентов, тем важнее для реформаторов быстрее добиться первых успехов.

В-пятых, явные положительные результаты позволяют сохранить необходимую поддержку со стороны генерального директора. Если высшее руководство фирмы перестает верить в успех начатых преобразований, то растерянность и беспокойство охватывают весь управленческий персонал от менеджеров среднего звена до членов правления компании.

Наконец, что, пожалуй, наблюдается чаще всего, скорые результаты позволяют создать импульс реформ. Выжидающие становятся сторонниками, доброжелатели превращаются в активных участников и т. д. Этот импульс преобразований необходимо сохранять на высоком уровне, ибо, как мы увидим в следующей главе, для завершения седьмой стадии порой необходимы колоссальные усилия.

Результаты нужно планировать, а не надеяться на удачу

Успешный ход преобразований иногда нарушается по простой причине: из-за недооценки быстрого улучшения показателей. Это необычайно важно при проведении фундаментальных изменений в фирме. Но еще чаще кардинальные преобразования начинают буксовать по вине менеджеров, которые не включают в текущий план получение реальных достижений, хотя должны были бы делать это систематически.

– Как вы думаете, какие зримые достижения можно ожидать в течение двух лет с начала активной работы? – спросил я одного из членов команды реформаторов.

– Существуют четыре-пять возможных вариантов, – последовал ответ.

– Вы видите различные возможности?

– Ну да. Если немного повезет, мы сможем значительно сократить издержки либо на участках первичной обработки заказов, либо в группе, выполняющей заказы.

– А вы надеетесь, что повезет? – спросил я.

– Если отдел маркетинга достаточно быстро развернется, могут одновременно возрасти и годовые доходы: сработает наша новая стратегия рыночных ниш.

– Вы рассчитываете увидеть это собственными глазами?

– Да. И я допускаю возможность того, что новое рекламное агентство – одно из них мы сейчас выбираем – сумеет реализовать нашу стратегию на телевидении. Тогда мы покажем рекламный ролик, из которого будет видно, насколько укрепилось наше положение на рынке.

– Вы считаете это возможным?

– Да, любая из этих возможностей вполне реальна.

Вы не услышите подобных диалогов там, где преобразования не встречают существенных затруднений. В этих компаниях скорые успехи действительно приходят, но не вследствие благоприятного стечения обстоятельств. И отношение к ним иное. Руководители таких фирм не ограничиваются молитвами и надеждами на улучшение производственных показателей. Они заранее планируют скорые достижения, принимают нужные организационные меры и добиваются выполнения принятого плана. Здесь не стремятся достичь максимальных текущих показателей за счет ослабления усилий на главном направлении. Замысел тут другой: нужно убедиться в том, что благодаря зримым достижениям высшее руководство поверит в замысел преобразований.