Как создать грандиозный юбилей компании?

Глава 17. Структура затрат на юбилей организации

Базовый вопрос, интересующий всех — это стоимость проведения юбилея.

При определенных партнерских отношениях прямые финансовые затраты могут быть равны нулю. Этими возможностями часто пользуются государственные и общественные организации, специалистам моей Event компании Празднуем юбилей приходилось быть соорганизаторами подобных мероприятий. Реализуется это за услуги, возможность пиара на мероприятии или просто на дружеской ноте. Но похвастаться такие мероприятия, идеальным исполнением всех участников праздника, могут редко.

Максимальная сумма, потраченная на юбилей, может превышать сотни миллионов долларов. Наш коллега, организатор мероприятий, рассказывал, что участвовал в реализации юбилея в г. Мончегорск Мурманской области, для компании Норильский никель, по его словам развлекательная часть состояла из 12 часового марафона выступлений десятков звезд российской эстрады. Стоимость только шоу программы, без трансферов, питания, проживания и многих других затрат составила десятки миллионов рублей.

В зависимости от целей, подбираются инструменты реализации, ниже привожу список наиболее значимых статей в структуре затрат на организацию юбилея:

Статья затрат — Доля в структуре затрат

Питание — до 90%

Развлекательная программа — до 90%

Аренда базы, отеля и пр. — до 60%

Оформление площадки — до 30%

Индивидуальный пошив одежды — до 30%

Пиар сопровождение — до 20%

Услуги компании организатора — до 20%

Транспортные издержки — до 20%

Подарки гостям — до 20%

Съемки фото, видео — до 10%

Печать баннера, пригласительных и пр. — до 10%

Креативный сценарий — до 5%

Из нашего опыта видно, что большая часть денег обычно тратиться не на самые нужные статьи затрат, мало влияющих на удовлетворенность гостей юбилеем и донесением информации о прошедшем мероприятии нужным людям.

На мой взгляд, в большинстве мероприятий, однозначно можно помочь сэкономить до 30–40 % бюджета, и качественно увеличить достижение запланированных руководителем организации поставленных целей, в результате проведения юбилея.