Трактат о хорошей работе

Перейдем к вопросам планирования применительно к коллективному труду. Необходимость и возможность планирования действий, как мы уже отмечали, возникают еще в сфере сложных односубъектных действий. Однако полной зрелости проблема планирования достигает только в сфере коллективного труда, ибо только тогда возникает потребность в синхронизации действий разных субъектов, а в связи с этим — необходимость системы информации и принципов руководства. Составные действия различных органов отдельного субъекта, например пальцев пианиста, тоже требуют согласований в своевременности и последовательности действий, но синхронизация здесь осуществляется отчасти автоматически, благодаря уже привычной системе непроизвольных импульсов, а отчасти — под контролем одного, осознаваемого или рефлекторного, индивидуального сознания. А для согласования действий разных субъектов требуется договоренность индивидов о подборе агентов действий, а также места и времени выполнения этих действий. Кроме того, руководящие субъекты должны давать исполнителям директивы действий. Для того чтобы координация информации и распоряжений в целях осуществления интеграции действий многих субъектов стала возможной, необходима подготовка этой интеграции в форме плана, согласно которому надлежит отдавать распоряжения и передавать информацию.

Вследствие указанных особенностей коллективных действий выполнение планов и их разработка бывают подвержены опасности, состоящей в излишней жесткости и недостатке взаимосвязи в неизмеримо большей степени, чем в индивидуальных действиях. Недостаточно четкая договоренность сотрудничающих субъектов ведет к нарушениям координации, например к отклонениям от необходимой синхронизации, к взаимным помехам (по известной пословице «правая рука не знает, что делает левая»), к срыву непрерывности деятельности (например, когда преемник недостаточно проинформирован о директивах, которыми руководствовался предшественник).

Для начала возьмем из жизни пишущего эти строки яркий пример несолидности информации. Однажды некоему гражданину доставили повестку, в которой содержалось предложение явиться для получения документа (кстати, с указанием дня, который уже минул). Адресат извещался, а посыльный это подтвердил, что надлежит явиться в канцелярию на улице N. В той канцелярии адресату объяснили, что информация была ошибочной, и направили в учреждение на улице C. Прибыв на соответствующий перекресток, ввиду отсутствия каких-либо таблиц с названиями улиц, наш клиент начал расспрашивать об улице C у прохожих и получил два разных объяснения, причем оба оказались неверными. Когда же он, наконец, явился в указанное в вызове время в нужную контору, ему заявили, что «сегодня суббота, а в субботу документы не выдаются», хотя в повестке это оговорено не было. Сколько потерянных рабочих часов, какая дезорганизация коллективного труда, которому наносится ущерб всякий раз, когда кто-то из участников коллектива вынужден уходить в неподходящее время с места работы.

Приведем другой пример. Номер квитанции клиента — 6073. В какое окошко должен обратиться клиент, если дела данного рода решаются только в двух, но над одним из них виднеется надпись, что обслуживаются владельцы квитанций до номера 6000, а над другим — от номера 6100? Ходи, спрашивай, мешай работать другим, ругайся по поводу места в очередях, теряй время. В плане использования помещений определенный зал предусмотрен как место для проведения лекции, но на тот же день и то же время там назначено проведение дискуссионного собрания какой-то организации. Планирующие организации не договорились между собой, отсюда и неразбериха. В другом случае преподаватель получает распоряжение провести в определенные дни экзамены, но как член такого-то комитета получает указание выехать по делам этого комитета в другой город в те же дни. Налицо несогласованность планов функционирования двух организаций.

Происходит смена редколлегии журнала при сохранении его общих задач. Предыдущая редколлегия имела определенный план выбора, очередности и редакционной обработки находящихся в портфеле редакции материалов, вела переписку с авторами, типографиями, финансирующими органами и другими организациями, но не передала должной информации преемникам или же передала эту информацию лишь частично либо по каким-то причинам неверно. Разумеется, в этом случае срывается непрерывность как самого плана, так и его выполнения. Практическое предложение: планируя коллективные действия, следует с особой тщательностью заботиться об обеспечении путем взаимных извещений координации не только запланированных действий, но и таких, которые учитывались при разработке плана.

Однако чтобы о чем-либо договориться, требуется время, особенно если человек находится далеко, а инструментализация (телеграф, телефон, телевидение), хотя и сокращает в огромной степени длительность этого процесса, вовсе не сводит его к нулю. Да, в процессе достижения договоренности, несмотря на все меры, теряется масса времени, а это неизбежно влечет за собой весьма значительное увеличение жесткости как конструирования, так и реализации коллективных действий по сравнению с процессами планирования сложных односубъектных действий. Имеет значение здесь и отчетность, т.е. функция извещения контролирующих элементов о ходе выполнения их указаний. Рациональные изменения плана в ходе его выполнения, а также дополнения плана в местах, оставленных для последующего решения, зависят от того, что и как выполнено и какие замечания, пригодные для рационализации плана, сделаны во время работы. Поэтому такие изменения производятся с учетом представленных отчетов, что обычно влечет за собой снижение темпа изменений. А поскольку, с другой стороны, всякое изменение хода деятельности, приспособленное к изменению в плане, должно предваряться извещением исполняющих элементов о плановых изменениях (что, в свою очередь, требует некоторого времени), то еще и это замедляет темп изменения. К этому следует добавить, что как конструирование, так и изменения в конструкции плана коллективных действий, как правило, сами бывают свершением коллективного труда, требующим договоренности в виде обмена информацией и договоренности в виде согласования.

Все указанные обстоятельства приводят к тому, что планирование коллективных действий поневоле менее гибко, менее пластично, чем планирование односубъектного действия. А отсюда совет: сводить до минимума все, что является в этом отношении источником увеличения жесткости. Важно не только улучшать отчетность и вообще любую информационную службу, но и избегать включения в план чего-либо, что можно оставить для решения (в зависимости от возникающих событий тем или иным способом) исполняющим элементам. Если план не должен быть слишком жестким, то он не должен быть и слишком детальным. Вот пример возможного снижения жесткости плана: не включать в план деятельности данного научного общества перечня задуманных работ и ограничиться только общей характеристикой замыслов и общей суммой предусматриваемых сметой расходов. Тогда без задержки в работе и не перегружая план тем, что несущественно, можно будет вносить в него изменения, касающиеся отбора тех тем, которые фактически разработаны. Впрочем, это лишь частный случай так называемого virement, т.е. перемещений сметных сумм.

Важно, чтобы можно было без реконструкции плана и в его границах перемещать из рубрики в рубрику по крайней мере некоторые имеющиеся в распоряжении суммы применительно к выявившимся жизненным потребностям. Например, чтобы можно было купить новую лампу вместо испорченной, черпая деньги не из тех, что числятся в рубрике расходов на канцелярские товары и оборудование, а из тех, что входят в графу расходов на наглядные пособия, если именно в этом разделе имеется излишек, а в том — дефицит сметных средств. Без такой свободы план становится излишне жестким, изменения в нем проходят с противоцелевым опозданием, а если изменения не делаются, то это вредно отражается на исправности функционирования институции, подчиняющейся такому плану. Впрочем, подобная гипертрофия жесткости плана тесно связана с излишней централизацией, о чем и пойдет речь ниже.

Но прежде чем перейти к этой теме, посвятим немного внимания проблемам улучшения информации, оказавшейся столь существенной при разработке и реализации планов коллективных действий. Каких достоинств мы вправе требовать от хорошей информационной службы? Попытаемся свести их к следующим: быстрота, достоверность, детальность (точнее — надлежащая подробность), разборчивость, определенность. Сюда же относится способность потребителей информации понимать ее язык. К сожалению, во всех этих отношениях наше общество еще весьма неопытно, в значительной мере вследствие небрежного отношения к общим достоинствам хорошей работы. Так, например, быстрота информации зависит в большей степени от упорядочения, размещения материалов. Вот клиент является в канцелярию с вопросом по своему делу, например о получении путевки на курорт. Он долго ждет, и, наконец, его просят (хорошо, если вежливо) зайти завтра. Почему? Потому что, хотя вопрос уже и решен, путевка выделена, ее нельзя быстро найти, поскольку бумаги лежат нагроможденными кучами, не рассортированы ни по датам, ни по алфавиту, ни каким-либо иным способом, позволяющим ищущему сотруднику быстро найти нужную папку.

Приведем еще один случай вводящей в заблуждение информации, не удовлетворяющей постулату достоверности, т.е. правдивости. Информатор на станции A без запинки заявил, что, следуя с обычным билетом от этой станции до станции C, можно высадиться из поезда, идущего до C на промежуточной станции B, а через несколько часов отправиться в дальнейший путь без всякой доплаты, лишь бы вся поездка была завершена в день приобретения билета. Поступив так, пассажир встретился с неприятностями: оспаривали действительность его билета, требовали доплаты, так как сообщенная ему информация была неверной.

Извещение может касаться будущих действий. Если это действия информатора, то достоверность извещения зависит от того, действовал ли позже информатор соответственно своему уведомлению. Если он действовал иначе, так, что информация его оказалась неверной, тогда мы говорим о безответственности информатора, тем более ощутимой, если уведомление имело характер обязательства. Неприятно констатировать, но и трудно не отметить, что безответственность свирепствует у нас подобно эпидемии и является одной из главнейших причин наших недостатков в области хорошей работы. Перед срочным отъездом клиент отдал одежду в химчистку, книгу — в переплетную мастерскую. Ни то, ни другое задание не было выполнено в срок. Служащий обещал подготовить справку к определенному дню. Прошла установленная дата, а справки нет. Стало быть — новый срок. И снова справки нет и т.д. Насчитало около дюжины очередных опозданий. Как работать в коллективе с такими людьми?

Если достоверность информации основана на ее правдивости и противопоставляется неправильности или фальшивости, то детальность противопоставляется неконкретности и является видом точности, одного из достоинств хорошей работы. Сообщения являются достаточно детальными тогда (и только тогда), когда они передают все то, что необходимо по данному вопросу. Если, например, вопрос касается отхода поезда, а ответ гласит: «во второй половине дня», тогда назвать его достаточно детальным нельзя. И не требуется доказывать, что детальность сообщения усиливает его практическую ценность только в границах достоверности, например невыполненное обещание вовсе не становится лучше от того, что в нем со всей точностью было указано время и место. Как раз наоборот — неверная детальность снижает ценность извещения, так как к ошибке в вопросе о сущности факта добавляет ошибку в вопросе о некоторых его признаках и, сверх того (например, в случае уведомления о прибытии на место в такое-то время), напрасно сковывает амплитуду возможности действий информируемой особы, считающейся при планировании своих поступков с указанным сроком. Непунктуальностью называется безответственность в отношении условленных сроков. И если мы напоминаем эту избитую истину, то лишь для того, чтобы вместе с читателем поставить восклицательный знак после слова «пунктуальность»! Ибо у нас это один из пороков, весьма сильно подрывающих коллективные действия вне пределов действий, подчиненных дисциплине, установленной и контролируемой вышестоящей инстанцией.