Пиши без правил. Грамотность и речь в деловом и личном общении

Ясность

Чётко прописывайте условия с обозначением сроков дедлайнов — формулировка «срочно вышлите фотографии» не годится, так как «срочность» для некоторых — понятие растяжимое. Лучше написать:

Пожалуйста, вышлите фотографии не позднее 4 февраля (пятница) до 15 часов, чтобы мы успели разместить пресс-релиз до субботы.

Всегда точно называйте объект, о котором говорите, и дату разговора.

Избегайте слов «это», «тот», «то». Переписка должна выглядеть так, чтобы её мог понять посторонний человек, который не в теме предмета разговора. Иначе в ней легко запутаться, как в этом письме, в котором формально соблюдены вежливость и деловой стиль, но при этом оно представляет собой образец, как не надо писать деловое письмо.

Так писать не надо:

ТЕМА: срочная просьба

Федул Лукич, доброго времени суток Вам. В том экземпляре макета, который я повторно выслал Вам прошлый раз, вкралась ошибка в схеме разведения животных «пищуха» в расселинах заповедника на Красноярских столбах. Пришлите нам ту копию протокола, где говорится о возможном изменении рациона питания зверьков, а также условий в уставе нашего договора о проведении совместных мероприятий с тем ООО, чей курьер на той неделе не донёс нам оригинал этого протокола, в связи с чем рушатся сроки исполнения того заказа, который мы обсуждали месяц назад с теми заказчиками, что заказали у нас чучело генерального директора (в количестве 1 шт.) того ООО, что разработало тот макет, где выявлена ошибка и недочёты различного диаметра. Просьба поскорее выслать копию того протокола, о котором мы просим вам выслать её нас.

Надо писать так:

ТЕМА: разведение и прикорм пищух

Здравствуйте, Федул Лукич!

В макете № 5 от 02.07.21, который я выслал 14.02.22, обнаружена неточность. Схема разведения и прикорма пищух в заповеднике «Лучшая расселина» требует доработки. Вышлите, пожалуйста, нам копию протокола наблюдений «Дополнительное питание зайцеобразных зимой» (автор П. Зайцев) № 1488 от 19.01.22, заверенную вашей подписью. Прошу прислать документ не позднее 21 февраля (понедельник), чтобы мы успели подать новый запрос на увеличение объёма дополнительного питания пищух в международную базу «Pika», а главное, вовремя получить корма, бады и витамины, необходимые для полноценного питания зверьков зимой.

Во-первых, тема «срочная просьба», как мы обсудили выше, неинформативна. А вот сообщение с темой «разведение и прикорм пищух» точно не затеряется среди других бесчисленных «срочных сообщений», «деловых предложений» и «важных вопросов».

Во-вторых, приветствие «доброго времени суток» давно вошло в топ нежелательных выражений наряду с «заранее спасибо», «от слова „совсем“», «я вас услышал» и тому подобными расхожими образцами офисной «изящной словесности».

Далее текст отредактирован, исходя из двух задач: а) краткость, б) ясность. Всё, что не относится к делу и не даёт чёткой навигации, отправлено в корзину. Деловое письмо не должно содержать никакой лишней информации. Все отклонения в сторону от темы вашего запроса затрудняют её понимание и отнимают время у получателя. Кроме того, попутно исправлены грамматические ошибки (коряво составленные фразы).

В некоторых предложениях ошибки даже не пришлось исправлять, так как выкинуты сами предложения целиком. Что немаловажно — теперь объект и все позиции маркированы и снабжены точными датами.